Events

When: Wednesday, May 7, 2014 from 1:00 PM to 5:00 PM (CEST)...
Read more...
When: Thursday, June 12, 2014 from 1:00 PM to 4:00 PM (CEST)...
Read more...
When: Tuesday, September 30, 2014 from 7:00 PM to 10:00 PM (CEST)...
Read more...
When: Wednesday, October 29, 2014 from 1:00 PM to 4:00 PM (CET)...
Read more...

Regulations

This article is at the moment only available in Dutch

Algemeen

 

Artikel 1

  1. Dit huishoudelijk reglement is het huishoudelijk reglement bedoeld in artikel 19 van de statuten van de vereniging Hydrographic Society Benelux met statutaire zetel in Amsterdam.
  2. De definities, opgenomen in artikel 1 van deze statuten zijn ook op dit reglement van toepassing.

Artikel 2

  1. De door de vereniging conform artikel 22 van dit huishoudelijk reglement ingestelde commissies zijn verplicht er zorg voor te dragen dat de door hen ontplooide activiteiten niet leiden tot aantasting van de goede naam van de vereniging.
  2. De deelname aan door de vereniging georganiseerde evenementen staat steeds open voor alle leden van de vereniging.

Leden en Lidmaatschap

 

Procedure van aanmelding en toelating

Artikel 3

  1. De aanmelding als lid van de vereniging geschiedt op een door de vereniging verstrekt formulier.
  2. Als lid van de vereniging kunnen worden toegelaten natuurlijke personen en rechtspersoon – leden.
  3. Een aanmelding voor lidmaatschap wordt automatisch omgezet in het lidmaatschap van de vereniging na betaling van de verschuldigde contributie.

Redenen voor opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging en voor ontzetting

Artikel 4

  1. Het bestuur heeft de bevoegdheid het lidmaatschap op te zeggen in geval redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. Dit kan geschieden:
    • wanneer de verblijfplaats van het lid langdurig onbekend is,
    • indien het lid meer dan een jaar achterstallig is met de betaling van de contributie, en
    • indien een andere dwingende reden tot de opzegging aanleiding geeft, één en ander ter uitsluitende beoordeling van het bestuur.
  2. Als een lid in strijd met de statuten of reglementen van de vereniging handelt ontstaat het vermoeden dat hij de doelstelling van de vereniging niet langer onderschrijft, hetgeen reden kan zijn het lid uit het lidmaatschap te ontzetten.

Rechten bij einde lidmaatschap

Artikel 5

Zij die om welke reden ook het lidmaatschap van de vereniging verliezen kunnen geen rechten doen gelden op bezittingen, of op steun van de vereniging.

Bestuur

 

Procedure benoeming leden van het bestuur

Artikel 6

  1. De leden van het bestuur worden benoemd in de jaarlijkse algemene ledenvergadering.
  2. Bij elke benoeming doet het zittende bestuur een voordracht, die bij de oproeping tot de vergadering wordt meegezonden.
  3. De leden zijn bevoegd tegenkandidaten te stellen, doch slechts bij brief, getekend door tenminste vijf leden.
    Deze brief dient tenminste een week vóór de dag waarop de vergadering wordt gehouden, door het bestuur te zijn ontvangen, en dient te zijn vergezeld van een schriftelijke verklaring van de tegenkandidaat, dat hij een eventuele benoeming zal aanvaarden.

Periodiek aftreden

Artikel 7

  1. Bestuursleden worden benoemd voor een maximum periode van drie jaar.
  2. Het bestuur stelt een rooster vast, krachtens welk rooster elk jaar tenminste één lid van het bestuur, hierna te noemen bestuurslid, aftreedt. De vaststelling van bedoeld rooster kan slechts met algemene stemmen van alle leden van het bestuur geschieden.
  3. Aftredende bestuursleden zijn herkiesbaar.voor maximaal 2 perioden van 3 jaar
  4. Het rooster wordt vastgesteld met inachtneming van het volgende:
    • indien zulks in verband met het bepaalde in lid 2 eerste zin nodig is kan op het rooster de zittingsduur van een bestuurslid op een kortere periode worden vastgesteld dan de periode voor welke dat bestuurslid door de algemene ledenvergadering was benoemd; het desbetreffende bestuurslid treedt alsdan op die eerdere datum vrijwillig af;
    • de voorzitter, de secretaris en de penningmeester kunnen niet gelijktijdig aftreden.

Tussentijdse vacatures

Artikel 8

  1. In een tussentijdse vacature wordt voorzien door de eerstvolgende algemene ledenvergadering waartoe na het ontstaan van de vacature wordt opgeroepen.
  2. Totdat in de vacature is voorzien wordt de functie van het gedefungeerde bestuurslid tijdelijk waargenomen door een ander lid van het bestuur, niet zijnde de voorzitter, aangewezen door het bestuur.
  3. Voor zover het in artikel 9 bedoelde rooster van aftreden niet wordt gewijzigd neemt het nieuw benoemde bestuurslid op dit rooster de plaats in van zijn voorganger. De consequenties daarvan (aftreden vóór de benoemingsduur verstreken is) worden door het nieuw benoemde bestuurslid impliciet, door zijn aanvaarding van het lidmaatschap van het bestuur, aanvaard.

Overdracht werkzaamheden

Artikel 9

Gedefungeerde leden van het bestuur dragen hun werkzaamheden met de bijbehorende bescheiden en archieven aan hun opvolger over, en wel binnen een maand na de benoeming van die opvolger.

Bestuursfuncties en portefeuilles

Artikel 10

  1. De functies van voorzitter, secretaris en penningmeester zijn niet met elkaar verenigbaar, behoudens in het geval van tijdelijke waarneming als bedoeld in artikel 10 lid 2.
  2. Bestuursleden mogen niet de functie van commissielid vervullen in door de vereniging ingestelde commissies anders dan toeziend lid namens het hoofdbestuur.
  3. Belangenverstrengeling van commissieleden dient ten alle tijden vermeden te worden.

Taakomschrijving voorzitter

Artikel 11

  1. De voorzitter is speciaal belast met het coördineren en stimuleren van de verenigingsactiviteiten.
  2. De voorzitter leidt de algemene ledenvergaderingen.
    Hij/Zij belegt en leidt de vergaderingen van het bestuur.
  3. De voorzitter is verantwoordelijk voor het tijdig verspreiden van alle vergaderstukken

Taakomschrijving secretaris

Artikel 12

  1. De secretaris is speciaal belast met het voeren van de briefwisseling van de vereniging, zoveel mogelijk in overleg met de voorzitter. Hij/Zij houdt afschrift van alle uitgaande stukken.
  2. De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ledenadministratie en hij/zij beheert het archief van de vereniging.
  3. Hij/Zij draagt zorg voor het opmaken van een verslag van het verhandelde in de algemene ledenvergaderingen en van het verhandelde in de bestuursvergaderingen, en draagt zorg voor de verspreiding van deze verslagen:
    • voor wat betreft de algemene ledenvergaderingen, onder alle leden van de vereniging, en
    • voor wat betreft de vergaderingen van het bestuur en van het bestuur, onder alle leden van het bestuur.
  4. De secretaris neemt de taken van de voorzitter waar bij verhindering van de voorzitter.
  5. Bij verhindering van de secretaris neemt één van de andere leden van het bestuur, niet zijnde de voorzitter, daartoe aangewezen door het bestuur, zijn/haar functie waar.

Taakomschrijving penningmeester

Artikel 13

    • De penningmeester is speciaal belast met het beheer van de gelden van de vereniging, in overeenstemming met de door de jaarlijkse algemene ledenvergadering vastgestelde begroting.
      Hij/Zij draagt zorg voor een behoorlijke financiële administratie.
    • De penningmeester is verantwoordelijk voor het tijdig innen van de ledencontributie en andere financiële toezeggingen. Tevens is het zijn/haar taak verantwoording de betalingen van de verplichtingen van de vereniging tijdig te verrichten.
  1. Voor het beleggen van gelden en voor de aan - en verkoop van fondsen behoeft hij/zij de voorafgaande toestemming van het bestuur.
    • De penningmeester stelt de concepten van de in artikel 15 lid 1. van de statuten bedoelde stukken op en legt deze over aan het bestuur.
    • Indien het bestuur zich met deze stukken kan verenigen legt de penningmeester deze stukken, tenminste 1 maand voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering, ter controle over aan de in artikel 15 lid 2 van de statuten bedoelde commissie van onderzoek.
    • Hij verleent de commissie daarbij inzage in de administratie, en is ook overigens verplicht de commissie alle door haar gewenste inlichtingen te geven. Hetzelfde geldt indien de commissie zulks tussentijds verzoekt.
  2. De penningmeester stelt de conceptbegroting op, en legt deze ter goedkeuring over aan het bestuur, alvorens het stuk ter vaststelling aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering wordt voorgelegd.
  3. Indien de penningmeester tussentijds wenst af te treden is hij verplicht de kascommissie bijeen te roepen teneinde de lopende administratie en de stand van de geldmiddelen en beleggingen door haar te doen controleren. De kascommissie brengt binnen drie weken na haar onderzoek schriftelijk verslag van haar bevindingen uit aan het bestuur. Slechts indien uit dit verslag blijkt dat de kascommissie geen onregelmatigheden heeft geconstateerd, kan de penningmeester aftreden.
  4. Indien de penningmeester om andere redenen tussentijds is gedefungeerd roept het bestuur de commissie bijeen teneinde het in lid 3 bedoelde onderzoek te doen en daaromtrent verslag uit te brengen.
  5. De penningmeester neemt de taken van de voorzitter waar bij verhindering van zowel de voorzitter als de secretaris.
  6. Bij verhindering van de penningmeester neemt één van de andere leden van het bestuur, niet zijnde de voorzitter, daartoe aangewezen door het bestuur, zijn functie waar.

Geldmiddelen

 

Contributie

Artikel 14

  1. De jaarlijkse contributie voor het HSB lidmaatschap bestaat uit een vastgesteld bedrag per verenigingsjaar.
    Het verenigingsjaar is gelijk aan het kalender jaar. De contributie wordt vastgesteld door de Algemene Vergadering. Voor de vaststelling van contributies onderscheidt de HSB:
    • Individuele leden
    • Bedrijven leden
    • Geassocieerde bedrijven leden
    • Student leden
    • Ereleden
    • Leden van 65 jaar en ouder
    • Donateurs en begunstigers
  2. Degenen die in de loop van het jaar, doch vóór één juli lid worden zijn de volledige contributie over dat jaar verschuldigd.
  3. Degenen die in de loop van het jaar, doch op of ná één juli lid worden zijn slechts de helft van die contributie verschuldigd.

Bankrelatie(s)

Artikel 15

  1. De vereniging heeft bij één of meer door het bestuur aan te wijzen bankinstellingen, een rekening ten name van de vereniging. Op of via deze rekening(en) worden de gelden en beleggingen van de vereniging bewaard en geadministreerd. Betalingen van verplichtingen lopen eveneens via deze rekening(en).
    Contributies, entreegelden en giften kunnen slechts op deze rekening(en) worden gestort.

Algemene Ledenvergaderingen

 

Toe te voegen agendapunten

Artikel 16

  1. Na ontvangst van de oproeping voor een algemene ledenvergadering, die tevens de agenda voor de vergadering bevat, kunnen leden verzoeken om niet-geagendeerde onderwerpen alsnog op de agenda te plaatsen.
  2. Een zodanig verzoek dient schriftelijk te worden gedaan aan het bestuur en te zijn ondertekend door tenminste vijf leden. Het verzoek kan slechts in behandeling worden genomen indien dit tenminste een week vóór de datum van de vergadering is ontvangen, en indien daarin de toe te voegen onderwerpen, met een toelichting daarop, zijn vermeld.
  3. Indien aan de in lid 2 genoemde bepalingen is voldaan maakt het bestuur een aanvullende agenda, die ter vergadering wordt uitgereikt en toegelicht.
  4. Indien ingevolge artikel 16 lid 2 van de statuten door anderen dan het bestuur tot de vergadering wordt opgeroepen, is het in de leden 2 en 3 bepaalde van overeenkomstige toepassing.
  5. Over niet op de agenda of de aanvullende agenda voorkomende onderwerpen kan door de vergadering slechts een besluit worden genomen, indien geen van de ter vergadering aanwezige stemgerechtigde leden zich tegen die besluitvorming verzet.

Basisagenda jaarlijkse algemene ledenvergadering

Artikel 17

In de jaarlijkse algemene ledenvergadering komen in ieder geval in behandeling, en worden dus geagendeerd:

  1. het jaarverslag, bedoeld in artikel 15.1 van de statuten;
  2. De balans van de staat van baten en lasten van de vereniging bedoeld in artikel 15.1 van de statuten.
  3. het verslag van de kascommissie
  4. de vaststelling van de begroting.
  5. de vaststelling van de contributie en de entreegelden, als bedoeld in artikel 8.2 van de statuten en artikel 16 van het huishoudelijk reglement, en
  6. de benoeming en/of herbenoeming van leden van het bestuur, als bedoeld in artikel 9.1 van de statuten.

Toegang tot de vergadering

Artikel 18

Het bestuur is bevoegd anderen dan de leden tot de algemene ledenvergadering toe te laten.

Besluitvorming

Artikel 19

  1. Indien ter zake van het nemen van een bepaald besluit statutair geen versterkte meerderheid is vereist en de stemmen dienaangaande staken, wordt direct daarna een nieuwe stemming gehouden. Indien de stemmen dan wederom staken, is er geen besluit genomen.
  2. Stemmingen over zaken geschieden mondeling, tenzij tenminste vijf stemgerechtigde leden vóór de aanvang van de stemming te kennen geven dat zij een schriftelijke stemming wensen; alsdan wordt schriftelijk gestemd. Bij de bepaling van het aantal stemgerechtigde leden als hiervoor bedoeld worden volmachtgevers niet meegeteld.
  3. Stemmingen over personen geschieden schriftelijk. Indien er voor een vacature slechts één kandidaat is kan deze kandidaat ook bij acclamatie worden benoemd.
  4. De voorzitter heeft het recht om door de vergadering genomen besluiten, die hij niet in het belang van de vereniging acht of anderszins niet verantwoord acht, op te schorten.
  5. In dat geval zal het bestuur binnen een week oproepen tot een buitengewone algemene ledenvergadering, te houden niet later dan vier weken na de vergadering waarin bedoeld besluit is genomen, en op de agenda de heroverweging van dat besluit vermelden.
  6. Indien zulks in het belang van de vereniging wordt geacht, heeft het bestuur de bevoegdheid om stemming onder volmacht mogelijk te maken over tevoren vastgestelde onderwerpen. Hiertoe dient het bestuur minimaal vier weken voor de vergadering, een aankondiging te doen van de onderwerpen die op de vergadering in stemming worden genomen en waarbij stemmen onder volmacht mogelijk wordt gemaakt.
    Bij stemmen onder volmacht kan een lid een ander lid volmachten om een stem uit te brengen. Hiertoe dient de volmachtgever een volmacht voor betreffende stemming te ondertekenen en te overhandigen aan de gevolmachtigde. Na overhandigen van de volmacht aan de secretaris heeft de gevolmachtigde het recht één stem uit te brengen namens de volmachtgever.

Gebondenheid aan besluiten

Artikel 20

  1. De leden zijn gebonden aan de door de algemene ledenvergadering genomen besluiten, ook al zijn zij ter vergadering niet aanwezig of vertegenwoordigd geweest, en ook als zij zich ter vergadering tegen dat besluit hebben verklaard of doen verklaren.
  2. Een lid kan zich niet beroepen op het niet ontvangen hebben van oproepingen tot de vergadering.

Bestuursvergaderingen

 

Artikel 21

  1. De oproeping tot een vergadering van het bestuur geschiedt schriftelijk, door de voorzitter of door tenminste twee andere bestuursleden, op een termijn van tenminste twee weken.
  2. De oproeping kan echter ook anders dan schriftelijk en/of op een kortere termijn geschieden, mits bij de oproeping de agendapunten worden vermeld en geen van de leden van het bestuur zich daartegen, bij deze andere oproeping, verzet.
  3. Bij de oproeping wordt de agenda meegezonden. Over een niet op de agenda vermeld onderwerp kan slechts worden besloten, indien alle bestuursleden ter vergadering aanwezig zijn en geen hunner zich tegen de besluitvorming verzet.
  4. Overigens kunnen geldige besluiten slechts worden genomen indien tenminste de helft van de in functie zijnde bestuursleden ter vergadering aanwezig is dan wel een niet aanwezig bestuurslid een aanwezig bestuurslid een schriftelijke machtiging heeft gegeven om namens hem/haar te stemmen.
  5. Ieder bestuurslid is gerechtigd tot het uitbrengen van één stem. Voor zover in de statuten niet anders is bepaald worden besluiten genomen met volstrekte meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen.
  6. Indien ter zake van een bepaald besluit statutair geen versterkte meerderheid is vereist en de stemmen dienaangaande staken, wordt direct daarna een nieuwe stemming gehouden. Indien de stemmen dan wederom staken, beslist de voorzitter.

Instellen van commissies

Artikel 22

De vereniging kan besluiten tijdelijke of permanente commissies in te stellen.

Slotbepalingen

 

Verspreiding statuten en huishoudelijk reglement

Artikel 23

  1. Nieuwe leden ontvangen na betaling van het entreegeld een exemplaar van de statuten en van het huishoudelijk reglement
  2. Na wijziging van de statuten en/of het huishoudelijk reglement ontvangen alle leden een nieuw exemplaar daarvan.

Uitwerkingen

Artikel 24

  1. In gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien beslist het bestuur.

Advertisements

Facebook

Twitter